Angestellte und Arbeiter eines Unternehmens können mit Recht erwarten, dass ihr Entgelt einmal im Monat pünktlich auf ihr Bankkonto überwiesen wird. Damit dies geschieht, muss der Arbeitgeber eine Menge Aufwand betreiben. Sind doch in der Regel eine große Anzahl von Belegen in unterschiedlichen Formaten auszuwerten und verschiedene Gesetze zu beachten.
Besonders Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und einer komplexen Entgeltstruktur sind von der Problematik betroffen. Sie müssen ganze Abteilungen beschäftigen, um sicherzustellen, dass die Angestellten pünktlich zu ihrem Gehalt kommen. Oder die Lohnbuchhaltung wird für teures Geld ausgelagert. Ein Payroll-Service beziehungsweise eine Lohnbuchhaltungssoftware automatisiert die meisten Prozesse, spart Kosten und sorgt für Rechtssicherheit bei der Gehaltsabrechnung.
Was genau ist eine Lohnabrechnungssoftware?
Eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist entweder eine in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning System) integrierte Lösung oder ein eigenständiges Produkt. Die zentrale Aufgabe dieser digitalen Modelle besteht darin, die Abrechnung des Entgeltes jedes einzelnen Mitarbeiters korrekt und transparent durchzuführen. Ein Programm fertigt automatisch einen Gehaltsnachweis an und berücksichtigt dabei die Abgaben zur Sozialversicherung und ans Finanzamt.
Die damit verbundene Komplexität der Prozesse veranlasste in der Vergangenheit viele Unternehmen, ihre Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister abzugeben. Diese Praxis ist mit hohen Kosten verbunden. Eine Softwarelösung ermöglicht es, das Aufgabengebiet mithilfe eines sehr geringen Personalaufwands wieder in den Schoß des Unternehmens zurückzuführen.
Funktionen einer Buchhaltungssoftware
Eine Lohnabrechnungssoftware lässt sich individuell anpassen. In der Regel sind jedoch die folgenden Funktionen integriert:
Stammdatenverwaltung: Darunter werden alle für die Entgeltabrechnung relevanten Daten der Mitarbeiter, deren Bankverbindungen und den Finanzbehörden verstanden, die an zentraler Stelle gesammelt werden.
Erstellung von Dokumenten: Bei der Lohnabrechnung müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden. Eine diesbezügliche Software berücksichtigt alle Anforderungen, sodass bei der Dokumentenerstellung menschliche Fehler weitestgehend ausgeschlossen werden können.
Meldungen: Alle erforderlichen Meldungen werden unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) pünktlich an die Krankenkassen und Behörden übermittelt.
Import: Eine gute Lohnabrechnungssoftware verfügt über zahlreiche Schnittstellen, über die sich alle Daten der Arbeitszeiterfassung importieren lassen.
Berichterstellung: Wichtig ist es, zu beachten, dass die Software über eine Reporting-Funktion verfügt, bei der die Daten visuell aufgearbeitet werden. Anhand dieser Tabellen, Grafiken und Skalen fällt es den Verantwortlichen leichter, die Datenlage zu analysieren und unternehmensinterne Entscheidungen zu treffen.
Für wen ist eine Lohnabrechnungssoftware interessant
Die Aufgaben, die eine Lohnabrechnungssoftware bewältigen muss, unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Üblicherweise werden die Betriebe nach ihrer Größe kategorisiert:
Kleine Unternehmen benötigen eine Softwarelösung, die auf die eigentliche Lohnabrechnung fokussiert ist. Zusätzliche Optionen sind nicht relevant, weshalb die Suche nach der entsprechenden Software auf Basisversionen, die zu einem günstigen Preis erhältlich sind, beschränkt werden kann.
Für mittlere Betriebe ist die Basisversion nicht mehr ausreichend. In diesen Ausführungen sollte zumindest eine automatische Zeiterfassung der Mitarbeiter integriert sein.
In großen Unternehmen ist die Lohnabrechnung meist im unternehmenseigenen ERP enthalten.
Wofür wird eine Lohnbuchhaltungssoftware benötigt?
Die Arbeit der Lohnbuchhaltung besteht üblicherweise aus der Sammlung und Auswertung von Datenpaketen. Analoge Verfahren sind für diese Aufgaben unbrauchbar geworden, weil mit ihnen die damit verbundene Datenflut nicht mehr bewältigt werden kann. Die Papierflut nimmt überhand und der Arbeitsaufwand exzessive Ausmaße an.
Für die Lohnbuchhaltung gilt das in besonderem Maße, weil einmal im Monat eine komplette Datenauswertung erfolgen muss. Eine Software übernimmt den Löwenanteil der Arbeitsprozesse in Sekundenbruchteilen. Voraussetzung dafür ist die korrekte Eingabe der relevanten Daten. Im Detail sollte eine gut funktionierende Software die im Folgenden beschriebenen Cluster abdecken.
Abrechnung von Löhnen und Gehältern
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Herzstück einer Payroll-Software. Sie umfasst neben der eigentlichen Berechnung der Entgelte die Überwachung der Arbeitszeit und die Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Die gesetzlichen Vorgaben sind dabei nicht immer exakt ausformuliert, besonders dann, wenn ausländische Arbeitgeber involviert sind.
Service für die Mitarbeiter
Eine Lohnabrechnungssoftware ermöglicht es den Mitarbeitern, Einblick auf die Dokumente zu erhalten, die für die Erstellung ihrer Gehaltsabrechnung relevant sind. Dieser Umstand erhöht die innerbetriebliche Transparenz und fördert die Vertrauensbildung.
Einhaltung der Arbeitsvorschriften
Ein Payroll-System berücksichtigt alle arbeitsrechtlichen Belange. Diese sind oft branchen- und berufsabhängig. Zudem nimmt die Größe eines Unternehmens Einfluss.
Dokumentation der Arbeitszeiten
Die Dokumentation der Arbeitszeiten gewinnt auch dadurch an Bedeutung, dass immer mehr Angestellte im Home-Office arbeiten. In diesem Arbeitsverhältnis muss exakt zwischen Arbeits- und Freizeit der Mitarbeiter unterschieden werden, um eine korrekte und den Gesetzen entsprechende Bezahlung zu gewährleisten. Dabei kommen spezielle Time-Tracking-Tools zur Anwendung, mit der die geleisteten Arbeitsstunden direkt in die Lohnabrechnung integriert werden.
Korrekte Berechnung der Lohn- und Gehalts- sowie der Unternehmenssteuern
Eine große Erleichterung bietet eine Software bei der korrekten Berechnung der verschiedenen Steuerarten, die bei der Entgeltberechnung abgeführt werden müssen. Vor allem sorgt sie dafür, dass die Abgaben pünktlich an die zuständige Finanzbehörde überwiesen werden.
Steuerformulare werden automatisch ausgefüllt, die künftige Steuerlast des Unternehmens exakt kalkuliert und an Fristen erinnert. Potenzielle Fehlerquellen werden erkannt und rechtzeitig eliminiert. Zudem sind die Steuerbescheide der Mitarbeiter integriert, werden geprüft und gegebenenfalls ausgedruckt.
Reporting
Ein großes Plus einer automatisierten Lohnabrechnung ist die regelmäßige Berichterstattung nach Kategorien. Sie umfasst sowohl die geleisteten Arbeitsstunden, analysiert die vorhandene Produktivität und liefert Erkenntnisse über weitere Arbeitsmerkmale. Das Management erkennt Fehlerquellen in Echtzeit und ist befähigt, zeitnah entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
Wie läuft die Umstellung ab?
Die anspruchsvollste Aufgabe bei der Umstellung auf eine Lohnbuchhaltungssoftware ist deren Implementation. Damit diese in der jeweiligen Branche stolperfrei vonstattengeht, bedarf es einer genauen Planung. Zu beachten sind zum einen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen des betreffenden Unternehmens.
Zum anderen sind Aspekte zu berücksichtigen, die den Datenschutz und die gesetzlichen Vorgaben betreffen. Schließlich sind die Mitarbeiter vorab zu informieren und zu schulen. Damit die Einführung einer Lohnbuchhaltungssoftware gelingt, haben wir an dieser Stelle die wichtigsten Aspekte zusammengefasst.
Definition homogener Standards
Damit der Überblick über den Datenfluss und den damit in Verbindung stehenden Dokumenten und Belegen gewährleistet ist, sind einheitliche Begrifflichkeiten und Arbeitsweisen einzuführen. Ist das schon geschehen, müssen diese an die digitalen Anforderungen angepasst werden.
Auswahl der passenden Software
Um die Vorteile der Software zum Tragen zu bringen, ist die IT-Infrastruktur des betreffenden Unternehmens zu prüfen und gegebenenfalls zu adaptieren. Die Software sollte turnusmäßig Updates und Aktualisierungen durchführen und einen zuverlässigen Rund-um-die-Uhr-Support anbieten. Zudem ist es wichtig, dass ausreichend Schnittstellen zur Verfügung stehen, um die Software mit anderen Programmen zu verknüpfen.
Mitarbeiter am Prozess beteiligen
Innerbetrieblichen Veränderungen stehen viele Mitarbeiter skeptisch gegenüber, da sie befürchten, dass ihr Arbeitsplatz in Gefahr gerät. Da der Erfolg des Vorhabens auch vom Wohlwollen der Angestellten abhängt, sind die Vorteile der Software für die Firma transparent zu kommunizieren.
Vor allem sollte herausgestellt werden, dass mit der Einführung einer Lohnbuchhaltungssoftware Erleichterungen in den Arbeitsprozessen einhergehen und dass es dabei weniger um Kündigungen geht. Auf diese Art und Weise kann sogar die Mitarbeiterbindung gestärkt werden.