Die Zeit der Stempel- und Magnetkarten ist längst vorbei und auch dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel steht in immer mehr Betrieben eine Wachablösung ins Haus. Viele Unternehmen halten digitale Lösungen für die Dienstplanerstellung im fortgeschrittenen Digitalzeitalter grundsätzlich für angebracht. Doch was spricht konkret für digitale Apps, Programme und Tools für die Arbeitszeiterfassung und in welchen Fällen lassen sich Excel oder sogar manuelle Lösungen noch beibehalten?
Wir vermitteln einen frischen und unvoreingenommenen Blick auf die einzelnen Modelle, die Unternehmen für die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation der Arbeitszeit zur Verfügung stehen, und klären auf, in welchen Fällen sich digitale Lösungen am ehesten anbieten.
Größe der Betriebe
Grundsätzlich gilt, je größer der Betrieb ist, desto größer ist der Mehrwert von digitalen Lösungen. Bei vielen Mitarbeitern wäre eine Zettelwirtschaft nur mit großen Schwierigkeiten zu verwalten und selbst bei Excel müssen die Arbeitszeiten der einzelnen Beschäftigten noch händisch in die Tabelle eingefügt werden. Dies gilt auch deshalb, weil mit Stundenzettel Arbeitszeit erfassen bei größeren Datenmengen zu mehr Fehlern führen, da es nicht immer möglich ist, die Handschrift von anderen einwandfrei zu entziffern.
Digitale Programme für die Dienstplanerstellung punkten mit einer intuitiven Navigation und automatisierten Abläufen. Die Arbeitszeitersparnis ist enorm und Fehler können kaum noch entstehen. Auch die Gefahr, dass bei dem vielen Papier etwas verloren geht, tendiert durch sichere Datenbanken gegen Null.
Alternative Arbeitsmodelle
Die geregelte Arbeitszeit von 8 Uhr bis 17 Uhr im Betrieb, nur unterbrochen durch eine lange Mittagspause und womöglich einigen kleineren Pausen, mag in vielen Unternehmen immer noch Alltag sein. Doch viele Betriebe beschreiten neue Wege, indem sie mobiles Arbeiten, Home-Office, Gleitzeiten, Jahresarbeitszeiten und Vertrauenszeiten ermöglichen. Auch das ungeliebte Arbeiten auf Abruf steigt durch die Anhebung der möglichen „fiktiven Arbeitszeit“ von 10 auf 20 Stunden die Woche an. Arbeiten auf Abruf ist nämlich nur für Teilzeitbeschäftigte möglich.
Diese Vielfalt an Arbeitszeitmodellen kann durch den Stundenzettel und Excel nicht mehr adäquat erfasst werden. Die Systeme stoßen hier an ihre Grenzen. Digitale Zeiterfassungsprogramme sind hingegen sehr flexibel und damit offen für verschiedene Arbeitsmodelle jeder Art.
Mitbestimmung im Mehrschichtbetrieb
In Betrieben populär sind digitale Tools, die Mitarbeitern bei der Erfassung ihrer Arbeitszeiten eine breite Übersicht über ihr Arbeitspensum bieten. Auf diese Weise können sie anhand verschiedener Balken und Diagramme auf einen Blick ihre Arbeitszeiten einsehen und sich in Schichten eintragen, bei denen noch Bedarf nach Arbeitskräften vorherrscht.
Diese Lösung ist in Unternehmen im Mehrschichtbetrieb attraktiv, zumal es unter Menschen Lerchen und Eulen gibt, das heißt geborene Frühaufsteher und Liebhaber der Lukubration, die erst in den Abendstunden zur Höchstform auflaufen. Auf diese Weise fühlen sich die Beschäftigten in die Arbeitszeitplanung eingebunden und ihre Interessen können besser berücksichtigt werden. Diese Art von Mitbestimmung ist nur bei digitalen Lösungen möglich, weil jede Veränderung durch einen Eintrag eines Mitarbeiters automatisch und für jeden einsehbar im Gesamtsystem erfasst wird.
Bessere Analysemöglichkeiten
Digitale Lösungen bieten mehr Raum für verschiedene Daten und ihre Auswertung unter anderem durch intelligente Algorithmen. Dies bietet Arbeitnehmern die Möglichkeit, ihre Leistung pro Arbeitszeit einzusehen, während Arbeitgeber die Performanz ihrer Beschäftigten besser bewerten können. Durch die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Betriebs sind alle Daten mit wenigen Klicks abrufbar. Dasselbe gilt für verschiedene Kennzahlen, die Analysemöglichkeiten zum Workflow bieten.
Fazit: Komplexität lässt sich digital bewältigen
Unternehmen profitieren von digitalen Programmen zur Arbeitszeiterfassung besonders dann, wenn ihre Betriebe über eine bestimmte Größe verfügen und viele Datensätze zu erfassen sind. Hier sind die Einspareffekte durch eine schlanke Lohnbuchhaltung enorm.
Weitere Vorteile ergeben sich für Betriebe, die den Standard der ortsgebundenen Betriebsarbeit von 8 Uhr bis 17 Uhr verlassen haben oder durch alternative Arbeitszeitmodelle zunehmend ergänzen. Beschäftigte wiederum werden durch einen höheren Grad an Mitbestimmung angesprochen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt auch durch einen höheren Erfassungskomfort.