Die Pfändung des Geschäftskontos ist eine Situation, in die kein Unternehmer geraten möchte. Doch Unternehmen können schneller als erwartet in Zahlungsschwierigkeiten gelangen, vor allem wenn über das Jahr hinweg nur die Einnahmen betrachtet werden, während die Ausgaben nicht im Blick sind. Was folgt ist die Verschuldung. Da zahlreiche Unternehmen auf Fremdkapital angewiesen sind, kann im schlimmsten Fall auch die Pfändung des Geschäftskontos folgen. Die Pfändung ist dabei eine Maßnahme der Zwangsvollstreckung und dient dazu, die Forderungen der Gläubiger zu erfüllen. Moderne Ausgabenlösungen können aber davor schützen, in Zahlungsschwierigkeiten zu gelangen.
Was passiert bei einer Kontopfändung?
Eine Pfändung kann nicht grundlos erfolgen. Zuallererst muss es zu Zahlungsversäumissen von Seiten des Unternehmens kommen, welche von den jeweiligen Gläubigern abgemahnt werden. Kommt der Schuldner der Mahnung nicht fristgerecht nach, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Erst dann kann ein Pfändungsantrag beim zuständigen Vollstreckungsorgan gestellt werden. Der Pfändungsbeschluss wird dabei an die Bank zugestellt, welche daraufhin das Konto einfriert. Kontoinhaber haben somit keinen Zugriff mehr auf Bargeld, können keine Überweisungen mehr tätigen und sind nicht mehr liquide. Der Gläubiger zieht währenddessen seine Forderung vom Konto des Schuldners ein. Selbständigen und Privatpersonen haben zwar die Möglichkeit, das Firmenkonto in ein sogenanntes Pfändungsschutzkonto (P-Konto) umzuwandeln, generell ist es aber ratsam, es gar nicht erst zur Pfändung kommen zu lassen. Denn die Kontopfändung wird durch die Umwandlung nicht verhindert, sondern nur auf einen bestimmten Betrag beschränkt. Mahnungen sollten daher, wenn möglich, vermieden und falls bereits eingegangen, nicht aufgeschoben werden. Mit modernen Ausgabenlösungen können die fälligen Rechnungen dabei laufend im Blick behalten werden.
So schützen moderne Ausgabenlösungen vor der Verschuldung
Digitales Rechnungsmanagement
Eine umfassende Ausgabenlösung erlaubt es, alle Rechnungsprozesse – vom Eingang bis zur Zahlung – zu digitalisieren. Zahlreiche Schritte werden dabei teilweise oder gar komplett automatisiert. Mit einem komplett digitalen Rechnungsmanagement gehören somit analoge, fehleranfällige und zeitraubende Arbeiten in der Finanzabteilung der Vergangenheit an. Bei Moss kann jedes Teammitglied eingehende Rechnungen auf eine zentrale Plattform hochladen. Alle relevanten Zahlungsdaten werden dann automatisch erfasst. Wird eine Rechnung hochgeladen, werden Personen mit Buchhalter- oder Adminrechten automatisch über den Eingang informiert. Die Finanzabteilung kann die Rechnungen dann sofort auf ihre Richtigkeit prüfen, Informationen ergänzen und die Rechnung freigeben. Nach der Freigabe können die Rechnungen bequem in DATEV oder jede andere Buchhaltungssoftware exportiert und bezahlt werden. So können Rechnungen gezielt und effizient verwaltet werden.
Firmenkreditkarten mit individuellem Rahmen
Für Unternehmen, die eine genaue Kostenkontrolle wollen, eignen sich moderne Firmenkreditkarten, da sie es ermöglichen, ein bestimmtes Limit festzulegen. Firmenkreditkarten sind dabei spezielle Kreditkarten, die mit dem Geschäftskonto verbunden sind. Moderne Anbieter wie Moss erlauben es, unendlich viele Karten zu erstellen, die neben dem Limit auch mit einem Zweck versehen werden müssen. Die Karte muss dann einmalig von Finanzverantwortlichen freigegeben werden. Anschließend können Mitarbeiter die Karte flexibel für die unternehmerische Ausgabe verwenden. Da die Kreditkarte erst freigegeben werden muss, wird das vorhandene Budget von Finanzverantwortlichen stets überprüft.
Wiederkehrende Rechnungen pünktlich bezahlen
Um gar nicht erst in Zahlungsschwierigkeiten zu gelangen, sollten alle Rechnungen stets pünktlich bezahlt werden. Bei den Firmenkreditkarten kann bestimmt werden, ob die Karte für eine einmalige oder wiederkehrende Ausgabe verwendet werden soll. In beiden Fällen kann das benötigte Limit festgelegt werden. Bei wiederkehrenden Ausgaben, wie etwa einem Software-Abonnement, wird der Betrag einmal festgelegt und das Abbuchungsintervall festgelegt. Der Betrag wird dann kurz vor der Abbuchung automatisch hochgeladen und sofort abgezogen. So läuft man nie Gefahr, wiederkehrende Rechnungen zu spät zu bezahlen. Sollte es zu Rückständen kommen, sollte jedenfalls der Kontakt mit dem Zahlungspartner gesucht werden. In vielen Fällen kann eine Ratenzahlung vereinbart und einer Mahnung entgangen werden.
Transparenter Überblick in Echtzeit
Moss bietet eine Komplettlösung für die Ausgabenverwaltung an. Alle Kreditkarten, Transaktionen und Rechnungen sind über eine Plattform digital und zentral an einem Ort gesammelt und dort in Echtzeit für Finanzverantwortliche einsehbar. So können eingehende Rechnungen, vorhandene Budgets sowie getätigte Ausgaben ständig im Blick behalten werden. Finanzverantwortliche können beispielsweise sofort und von überall aus einsehen, ob Rechnungen bereits freigegeben wurden oder wie es um den Zahlungsstatus steht. Außerdem können Abteilungen mit hohen Ausgaben nicht erst in halbjährlichen oder jährlichen Berichten ausgemacht werden. Das sorgt für optimale Kontrolle und höchste Transparenz über alle Ausgaben.
Fazit
Ohne ganzheitlichen Überblick über alle Ausgaben kann es schnell passieren, dass Unternehmer unwissentlich in die Zahlungsunfähigkeit gelangen. Im schlimmsten Fall folgt dabei eine Pfändung des Geschäftskontos. Mit modernen Ausgabenlösungen, die auf Firmenkreditkarten basieren, können Unternehmen aber auf ein effizientes, digitales Rechnungsmanagement umgestellen und ihre Finanzen in Echtzeit im Blick behalten, Budgets besser planen und hohe Ausgaben frühzeitig erkennen. Dadurch können Unternehmen das Risiko von Zahlungsschwierigkeiten und einer folglichen Geschäftskonto-Pfändung verhindern.