Digitale Lösungen und Künstliche Intelligenz (KI) treten bei wachstumsorientierten Unternehmen immer stärker in den Fokus. Die Anwender rechnen damit, dass unternehmenseigene Prozesse effizienter und schneller umgesetzt werden können. Dies trifft auch den Bereich Projektmanagement zu.
Klassische Methoden nehmen bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten zu viele Ressourcen in Anspruch. Betriebe, die noch nicht auf eine entsprechende Projektmanagement-Software (PMS) vertrauen, geraten im täglichen Kampf um die Kunden Schritt für Schritt ins Hintertreffen.
Was genau ist eine Projektmanagement-Software?
Von der Aufgabenstellung her betrachtet, unterscheidet sich eine Software für Projektmanagement im Unternehmen wenig von klassischen Lösungsansätzen. Beide Verfahrensweisen sind dazu gedacht, ein Projekt in die einzelnen Schritte Planung, Umsetzung, Steuerung und Controlling aufzusplitten und das Vorhaben in kurzer Zeit zum Erfolg zu führen.
Heutzutage arbeiten jedoch viele Projektteilnehmer von unterschiedlichen Standorten aus. Der Trend zum Remote-Working bedingt, dass die Teammitglieder geografisch getrennt stationiert sind. So ist mit die wichtigste Aufgabe einer PMS die reibungslose Vernetzung der Teilnehmer, um deren Kommunikation in Echtzeit zu ermöglichen.
Wie profitiert ein Unternehmen von einem digitalen Projektmanagement?
Bei steigender Komplexität eines Projektes nimmt die Anzahl von Änderungen, Normabweichungen und Fehlerquellen drastisch zu. Um diese abzuarbeiten, bedarf es beim klassischen Projektmanagement bei jedem Vorfall eines außerordentlichen Präsenz-Meetings, bei dem die meisten Teilnehmer zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesend oder zugeschaltet sind.
Digitale Kommunikationstechnologien wie ein PMS dagegen vereinfachen die Aufgabe sichtlich. Die Software sammelt alle Daten an einem Ort und alle Anweisungen und Modifikationen stehen jedem Teilnehmer jederzeit und von jedem Ort aus zur Verfügung. Entscheidungen können sofort getroffen werden und das Voranschreiten des Projekts nimmt Geschwindigkeit auf.
Wann wird ein digitales Projektmanagement benötigt?
Eine Projektmanagement-Software ist für jede Unternehmensgröße von Vorteil. Naturgemäß wird sie bei steigendem Projektumfang immer wichtiger. Dabei treten die folgenden Vorteile in den Fokus:
- Die Projektorganisation ist zentralisiert möglich.
- Wiederkehrende Aufgaben wie beispielsweise das Controlling werden automatisiert ausgeführt.
- Die Transparenz der Aufgaben erleichtert ein ergebnisorientiertes Arbeiten.
- Wichtige Kennzahlen können in Echtzeit überblickt werden.
- Die Durchführung und übersichtliche Darstellung mehrerer zeitgleich laufender Projekte werden möglich.
- Unternehmensziele lassen sich rascher erreichen.
Allerdings sind auch einige Nachteile zu beobachten, die mit der Einführung einer PMS in Verbindung stehen:
- Besonders komplexe Tools bedürfen einer gewissen Einarbeitungszeit.
- Die betreffenden Mitarbeiter müssen das neue System akzeptieren.
Welche Aufgaben werden von einer PM-Software erledigt?
Eine Projektmanagement-Software ist vielseitig und kann in verschiedenen Ausführungen erworben werden. Auch branchenbezogene PMS sind auf dem Markt. Das Tool, für das sich entschieden wird, sollte alle wichtigen Einsatzgebiete abdecken.
Projektplanung
Die Projektplanung gilt als einer der Kernbereiche des Projektmanagements. Die Features einer PMS ergänzen sich einander und erlauben eine fortlaufende Aktualisierung, ohne das der Projektablauf unterbrochen wird:
- Verwaltung der grundlegenden Projektdaten.
- Erstellung eines Projektstrukturplans.
- Planung von Meilensteinen zur Beurteilung des Projektfortschritts.
- Erstellung eines Balkenplans zur übersichtlichen Darstellung der Projektentwicklung.
- Task-Management, das den Status Quo der verschiedenen Teilgebiete des Projekts darstellt.
- Netzplan, der es ermöglicht, die Projekt-Timeline zu überblicken.
Kommunikation und Kooperation
Damit eine reibungslose Zusammenarbeit der Mitarbeiter gewährleistet ist, muss die PMS einen Schwerpunkt auf die teaminterne Kommunikation legen. Die folgenden Lösungen können diesen Beitrag leisten:
- Vorteilhaft sind ein Kanban-Board oder eine andere prozessbasierte Darstellung des Workflows.
- Individuelles Dashboard für jeden Mitarbeiter.
- Erleichterung der allgemeinen Teamkommunikation über einen integrierten Chat.
- Hinterlegung von Kommentaren, Fragen und Ergebnissen der einzelnen Teammitglieder.
- Verwaltung von Anforderungen und Zielsetzungen.
- Nachverfolgung von Änderungen.
Planung der Ressourcen
Damit die Projektleiter die Ziele im vorgegebenen Kostenrahmen erreichen, ist ein ständiger Überblick über das Ressourcenmanagement notwendig:
- Welche Ressourcen an Mitarbeitern, Maschinen, Räumen und Arbeitsmittel stehen zur Verfügung?
- Aufgabenzuordnung.
- Zeiterfassung und Kostenmanagement.
- Auslastungserfassung und -prognose.
Controlling
Dabei handelt es sich, neben der initialen Aufwandserfassung, vornehmlich um eine regelmäßige und automatische Überwachung der Projektfortschritte, die mit der Erstellung eines turnusmäßigen Reports einhergeht.
Dokumentenmanagement
Die Dokumentation eines Projekts ist von außerordentlicher Wichtigkeit. Sie dient der Datenspeicherung und dem Wissensmanagement und regelt die Zugriffsberechtigung auf wichtige Dokumente. Außerdem müssen veraltete Projekte archiviert und einfach gefunden werden, damit für Folgeprojekte das vorhandene Basiswissen sofort zur Verfügung steht.