Ein Event zu planen, erfordert viel Aufwand. Location, Catering, Ablauf, Sprecher, Ausstattung, Technik, Anreise – die Liste der notwendigen Punkte ist lang. Selbst digitale Events gehen mit umfassenden Aufgaben einher. Die Vorbereitung allein ist es jedoch nicht, die das Event zum Erfolg macht und das Erreichen des angestrebten Ziels ermöglicht. Hierzu gehört auch die angemessene Moderation.
Einen professionellen Moderator zu engagieren, bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Warum das in allen Fällen gilt, zeigt der folgende Artikel.
Keine Moderation – keine Führung
Ob Konferenz, Networking oder Präsentation eines neuen Produkts, in der Business-Welt sind Events ein fester Bestandteil der Arbeit und können zahlreiche Ziele verfolgen. Der Austausch von Wissen, das Gewinnen neuer Geschäftspartner oder das Anbahnen von Kooperationen sind nur wenige, wenn auch wichtige, Beispiele.
Worum es sich bei dem Ziel der Veranstaltung auch handelt, ein Moderator ist in jedem Fall sinnvoll. Denn dieser steht als Vermittler und Bindeglied zwischen Veranstalter, Rednern und Publikum. Er kann Fragen klären, einen engeren Kontakt herstellen und sowohl für mehr Motivation als auch für mehr Zufriedenheit sorgen.
Die Moderation erfüllt damit gleich mehrere wichtige Funktionen und kann erheblich zum Erfolg des Events beitragen. Dennoch wird die Besetzung des Moderators oftmals stiefmütterlich behandelt und etwa an einen Mitarbeiter abgegeben. Hieraus ergeben sich jedoch verschiedene Probleme.
Moderator und Keynote Speaker Ronny Leber verrät, welche Vorteile ein professioneller Moderator bietet:
Souveränes Auftreten
Ein professioneller Moderator hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Das gilt sowohl für den Umgang mit Sprechern als auch mit dem Publikum. Er tritt souverän und ruhig auf, was einen positiven Effekt auf alle Beteiligten hat. Zudem kann er erkennen, wenn das Publikum gelangweilt oder unsicher ist und mit Fragen, Kommentaren und Themenwechseln helfen, wichtige Punkte hervorzuheben und Sicherheit zu geben.
Hinzu kommt, dass für den Moderator mit nur einer Aufgabe, der Fokus anders gelagert ist. Er muss sich nicht um das Buffet, organisatorische oder innerbetriebliche Probleme kümmern. Dadurch ist die Aufmerksamkeit vollständig auf die Gäste, die Redner und das Ziel der Veranstaltung gerichtet.
Publikumsfreundlichkeit und Verständnis
Langatmige Reden und Vorträge, wenig Interaktion und das Fehlen von kurzweiligen Abschnitten und Unterhaltung können die Motivation und die Aufmerksamkeit negativ beeinträchtigen. Darunter leidet der Gesamteindruck.
Durch die entsprechende Moderation und einen erfahrenen Moderator wird es hingegen möglich, die Veranstaltung publikumsfreundlicher zu gestalten und damit Menschen abzuholen, anstatt sie zu langweilen.
Fragen und Antworten direkt zu Beginn des Events zu stellen, ist deutlich interaktiver und interessanter als der vorherrschende "Frontalunterricht", der kaum jemanden mitreißt. Hierfür sind entsprechende Kenntnisse, Fähigkeiten und Ruhe erforderlich.
Ein weiterer positiver Effekt ist, dass sich die Teilnehmer ernst genommen fühlen. Allein dieser Faktor kann der bedeutende Unterschied zwischen einem erfolgreichen Event und einer Veranstaltung sein, deren Ende alle herbeisehnen.
Zeitgewinn durch Moderation
Die Eventplanung fordert den Organisatoren erhebliche Leistungen ab. Ist ein Mitarbeiter mit diesen Aufgaben beschäftigt und soll zusätzlich die Moderation übernehmen, geht das schnell weit über die individuellen Grenzen hinaus. Allem gerecht zu werden ist selbst bei langer Vorbereitungszeit durch immer wieder auftauchende Änderungen, Konflikte und Schwierigkeiten schwierig bis unmöglich.
Einen externen Moderator zu involvieren, verschafft einen Zeitgewinn und schont Ressourcen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
Übersetzung
Bei vielen Events im beruflichen Umfeld herrscht ein erhebliches Informationsgefälle zwischen Rednern oder Podium und Publikum. Das ist logisch – immerhin wollen die Gäste von den Experten dazulernen.
Allerdings gibt es hierbei ein typisches Problem: Das Fachsimpeln von Experten holt Teilnehmer oftmals nicht da ab, wo sie sind, sondern überfordert sie maßlos. Damit ist kein Lerneffekt gegeben. Im Gegenteil, das Publikum kann sich demotiviert und unzulänglich fühlen, was deutlich abschreckt und von einer künftigen Teilnahme abhält. Durch die passende Moderation gibt es hingegen eine Übersetzung. Das gilt zumindest dann, wenn der Moderator ein feines Gespür dafür hat, wann ein erhöhter Klärungsbedarf besteht. Er fungiert damit als Medium zwischen Rednern und Zuhörern und kann so Fragen besser beantworten lassen. Die Atmosphäre wird dadurch aufgelockert und entspannter.
Gäste werden dazu ermutigt, sich selbst zu Wort zu melden und nachzufragen. Wenn schon der Moderator – eine charismatische Persönlichkeit ohne Lampenfieber – nachhaken kann, warum dann nicht auch selbst Fragen stellen? Experten werden zugänglicher durch das Interesse und die Vorlage, Sachverhalte verständlicher zu erklären. Das bedeutet einen Gewinn für alle Seiten – vor allem im Rahmen des Eventmarketings.
Beratende Funktion
Bereits im Vorfeld kann ein erfahrener Moderator eine beratende Funktion einnehmen. Welche Vorträge und Reden sind zu lang? Wo kann mehr Interaktion ermöglicht werden? Gibt es Fragen, die besonderer Vorsicht bedürfen? Die beratende Funktion im Vorfeld hilft dabei, potenzielle Stolpersteine auszuräumen und somit den Stress für alle Beteiligten so gering wie möglich zu halten.
Moderator aus den eigenen Reihen und Probleme, die damit einhergehen
Nun zu den Gefahren und Problemen, die mit einem Moderator aus dem eigenen Betrieb einhergehen.
Wird die Moderation an einen Mitarbeiter übergeben, der sich zugleich um die Eventplanung kümmern muss, ist das Fiasko vorprogrammiert. Zwischen Location, Technik, Rednern, Catering, Absprachen, Gästelisten, Service-Personal und zeitlicher Taktung stehen auch Einladungen, Programme und Finanzen. Das Pensum ist immens.
Hierauf noch eine mitreißende Moderation zu planen und durchzuführen, ist oftmals der Tropfen, der das Fass zum Überlaufen bringt. Reibungslose Abläufe lassen sich nie garantieren. Durch die immense Belastung steigt hingegen das Risiko für Fehler, Lücken und andere Konflikte.
Überdies können Mitarbeiter, die zu tief in der Materie stecken, sich oftmals nicht effizient in die Rolle der Gäste versetzen. Das erschwert die Kommunikation und bringt den Erfolg in Gefahr.
Mitarbeiter befinden sich zudem in einem Zwiespalt. Potenziell unangenehme Fragen zu stellen fällt schwer, wenn Vorgesetzte zuschauen und zuhören oder sich die Fragen sogar an sie richten. Die eigene Karriere aufs Spiel zu setzen, möchte keiner. Daher sind Mitarbeiter in jedem Fall befangen.
Auf diese Weise den Teilnehmern gerecht zu werden, ist mehr als schwierig. Das Event wird zu einer steifen Verkaufsveranstaltung, die – wenn überhaupt – nur einen geringen positiven Effekt hat. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist es besser, einen externen Moderator einzusetzen. Durch die vorherigen Absprachen, Erfahrung und Professionalität kann für alle Seiten und Beteiligten ein deutlich besseres Ergebnis erzielt werden.