So lässt sich die private und berufliche Postbearbeitung effizienter gestalten
Manchmal reicht es schon aus, eine einfache Aufgabe um wenige Tage zu verschieben und schon kommt man kaum noch hinterher. Das beste Beispiel dafür ist die Postbearbeitung. Sowohl im privaten als auch beruflichen Kontext lohnt es sich häufig nicht, das Sortieren und Bearbeiten aufzuschieben. In der Regel ist es deutlich einfacher, eine organisierte Routine zu etablieren, mit der Sie Zeit und Nerven sparen. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie das gelingt.
So bearbeiten Sie Post schnell und effektiv
Die Bearbeitung der Post ist eine Routineaufgabe, um die sich häufig nicht viele Gedanken gemacht wird. Doch da unser Alltag immer komplexer und anspruchsvoller wird, fehlt dazu häufig die Zeit. Daher lohnt es sich sowohl beruflich als auch privat feste Arbeitsschritte zu etablieren, um unliebsame Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Anschließend bleibt mehr Zeit für die schönen und wichtigen Dinge übrig.
Persönliche Note durch Adressaufkleber
Statt Briefe immer aufwändig per Hand zu adressieren, können Adressaufkleber einiges an Zeit einsparen. Zudem lassen sich diese personalisieren, wodurch Ihr Briefverkehr eine persönliche Note erhält. Drucken Sie einfach eine individuelle Optik, ein professionelles Logo oder lediglich Namen und Adresse auf ein Klebeetikett. Dieses können Sie auf dieser Seite gleich online gestalten und bestellen. Egal ob Rechnungen, Einladungen, Danksagungen oder vieles mehr: durch einen persönlichen Adressaufkleber lässt sich die Post schneller und besser abfertigen.
Erledigen Sie die Post in einem Block
Ein weiterer Tipp, um die Effizienz bei der Postbearbeitung zu steigern, ist, diese in einem Block zu erledigen. Statt immer mal wieder ein wenig Zeit zu investieren und die Briefe zu bearbeiten oder zu beantworten, sollten Sie sich lieber einen festen Zeitpunkt suchen, an dem Sie alles sofort erledigen. So können Sie sich zum Beispiel eine halbe Stunde lang effizient darauf konzentrieren und haben alle notwendigen Arbeitsmittel gleich griffbereit. Sammeln Sie die Post einige Tage lang, zum Beispiel in einer Schublade, und arbeiten Sie diese dann in einem Arbeitsgang ab. Folgende Tipps können Ihnen dabei helfen:
Gute Ausstattung
Essenziell für den Umgang mit Post ist, dass Sie gut ausgestattet sind. Halten Sie Umschläge in verschiedenen Formaten bereit, damit Sie nicht für jeden Brief neues Material besorgen müssen. Aber auch Klebeband oder ein Klebestift sollten in der Postschublade bereitlegen. Ebenso hilfreich ist eine Schere und eine ausreichende Anzahl an Briefmarken und Etiketten. Bringen Sie diese immer mal wieder mit, je nach Bedarf. Da Briefmarken nicht an Wert verlieren, können Sie diese auch ruhig in größerem Umfang besorgen. Platzieren Sie auch eine Tabelle mit aktuellen Postgebühren, um die Briefe schnellstmöglich und passend verschicken zu können. Zusätzlich hilft Ihnen der oben erwähnte Adressaufkleber oder aber auch ein Adressstempel, um die Briefe anschließend zügig zu beschriften.
Vorarbeit für eine effiziente Postbearbeitung
Eine große Hilfe für die Postbearbeitung ist auch die Vorsortierung. Werbung oder unwichtige Nachrichten können sofort entsorgt werden. Manche Briefe benötigen dagegen eine sofortige Bearbeitung, diese können Sie auf einem Extra-Stapel sammeln oder die dafür zuständigen Personen schnellstmöglich informieren.
Grundlegende Kompetenzen
Grundlegend sind für die Postbearbeitung also vor allem eine gute Routine und organisatorische Kompetenzen gefragt. Die täglichen Aufgaben zu durchblicken ist nicht immer einfach, umso besser ist es, wenn einzelne, sich wiederholende Arbeitsschritte organisiert sind. Dadurch verschaffen Sie sich deutlich mehr Spielraum. Schauen Sie sich dazu auch Ihr Tagespensum an und legen Sie die Postbearbeitung auf einen Tag, an dem Sie wirklich ausreichend Zeit haben, die gesamte Post in einem Block zu erledigen. Schaffen Sie sich für diesen Arbeitsgang ausreichend Platz sowie das entsprechende Equipment.
So können Sie die Post an den anderen Tagen ganz bewusst aufschieben. Das schafft Motivation und Freiraum für andere Arbeiten. Beachten Sie auch, dass Sie durch eine schlechte Organisation der Postbearbeitung nicht nur Ihre eigenen Arbeitsprozesse stören, sondern auch die von anderen Personen. Möglicherweise benötigen diese eine schnelle Antwort oder Briefe müssen zügig weitergeleitet werden.